Yes! Digitaal werken werkt…

De afgelopen periode is het digitaal thuiswerken en online overleggen bijna een vanzelfsprekendheid geworden. Iedereen heeft het erover; klanten en relaties, maar ook de buren, familie en vrienden.

Het is een ware ontdekkingstocht waar velen misschien nog niet zoveel mee hadden, tenzij we internationaal zijn, Maar nu gaan we ineens allemaal de kracht er van inzien. En het is er allemaal. Natuurlijk, je moet het wel even organiseren en je moet er op vertrouwen dat de techniek je niet op het moment surprème in de steek laat. Want als je dan net met een belangrijke relatie in overleg bent, dan maak je geen beste beurt, althans zo voelt het. Dan is het goed om te bedenken dat de meesten onder ons nog maar aan het begin van de ontwikkelingen staan, we niet allemaal ict-ers zijn en niet allemaal tot de digitale generatie horen. Het is zo, we moeten groeien en we zijn nog geen robots.

Connectie

Vanuit mijn rol als kwaliteitsmanager, auditor en coach vind ik het fijn om fysiek bij de klant te zijn. Het ontmoeten van de mensen, het zien, ruiken en voelen wat er speelt zijn belangrijke ingrediënten om mijn klant het beste recept te kunnen geven. Maar dat bezoeken is er even niet meer bij. Deze weken heb ik als extern kwaliteitsmanager mijn eerste ervaringen opgedaan met online meetings met klanten. Het betreft een aantal sessies met verschillende KAM/kwaliteitsfunctionarissen in uiteenlopende branches en het bevalt prima.

Ervaringen ondersteuning op afstand

Allereerst is er persoonlijk contact en aandacht voor de actuele situatie rondom de crisis. Zowel persoonlijk als op bedrijfsniveau. Ten tweede schept het mogelijkheden om met kortere tussenpozen opeenvolgende meetings te hebben waardoor er intensiever en met meer aandacht aan kwaliteitszorg gewerkt kan worden.

Zelfs een interne audit blijkt mogelijk; natuurlijk zijn interviews en een rondgang op de werkvloer niet aan de orde, maar in een gezamenlijke online meeting met de kwaliteitsmanager, leidinggevende, hoofd van een afdeling of directie en met de beschikbare digitale gedocumenteerde informatie (waaronder onze digitale tools van Sooos) bij de hand, kunnen zaken ingezien worden en met de nodige toelichting goed beoordeeld worden.

Mits de gegevens verzameld en bij de hand zijn kun je online met elkaar uitstekend data analyseren en conclusies trekken om een beeld te vormen van wat het kwaliteitsmanagementsysteem opgeleverd heeft en wat de status van geplande projecten, doelstellingen en acties is. Hiermee is dus een goede voorbereiding van de directiebeoordeling te realiseren. De directiebeoordeling, managementreview of hoe het ook wordt betiteld kan heel goed door ons middels een online meeting worden begeleid. Mits puntig en concreet voorbereid!

Conclusie en tips

Aan de hand van mijn belevenissen tot dit moment kan ik alleen maar zeggen: online meetings zijn zo gek nog niet, al is het uit nood geboren. Met een juiste invulling en voorbereiding zal het ook na deze heftige periode zeker een blijvertje zijn. Het levert tijdwinst op, betere interactie, snellere reactie op veranderingen, kansen en risico’s én het houdt de vaart er in.

Tips:

  • Zorg voor een checklist van onderwerpen die aan de orde komen en spreek die van tevoren door zodat mensen, documenten en informatie voorbereid kunnen worden.
  • Spreek de aanvang én de duur van de sessie duidelijk af en houd je eraan.
  • Beperk de meeting tot max. 1 á 1½ uur.
  • Houd aantekeningen bij en maak een kort verslag/wrap-up en deel dat met elkaar.
  • Maak een vervolgafspraak voor de korte termijn, zodat je samen verder kunt.